No sé de qué hablar con un cliente fuera de la reunión: qué hacer en el café, el pasillo y la cena
Foto de Vitaly Gariev en Unsplash
Presentas, argumentas y cierras sin problema. Y en los quince minutos informales te quedas sin tema. Qué hacer en esos momentos, con frases concretas para usar mañana.
La presentación te salió impecable. Manejaste las objeciones, respondiste tres preguntas difíciles y cerraste el acuerdo.
Después bajaron al primer piso a tomar un café mientras esperaban el auto, y en esos doce minutos no supiste qué decir. Comentaste el clima. Preguntaste si había mucho tráfico. Hubo un silencio largo que llenaste mirando el teléfono. O la versión de la cena del evento anual: la mesa conversando animada, tú comiendo en silencio, buscando una entrada que nunca aparece.
Hay una pregunta que se hace mucha gente en tu situación y conviene responderla de frente: si en lo estructurado funcionas tan bien, ¿por qué se cae todo apenas termina la reunión formal?
Por qué lo estructurado te sale bien y lo informal no En una reunión hay agenda, roles y un objetivo. Sabes para qué estás ahí, sabes cuándo te toca hablar y preparaste el contenido. Todo eso es terreno conocido, y por eso rindes.
La conversación informal quita las tres cosas a la vez. No hay tema, no hay turnos y no hay un final claro. Lo único que queda es la habilidad de sostener un intercambio sin guion, que es precisamente la que nunca tuviste que entrenar porque tu trabajo no te la pedía.
Esa es la razón por la que esto le pasa tanto a los perfiles más técnicos y más competentes. Llegaron donde están por dominar el contenido, y el contenido siempre alcanzó. Hasta que el cargo empezó a exigir otra cosa.
Lo importante es que la habilidad se entrena, y bastante rápido, porque el problema casi nunca es de personalidad. Es de no tener un procedimiento para un momento que hasta ahora resolviste improvisando.
Lo que se decide en esos quince minutos
Vale la pena ser claro con lo que está en juego, porque es fácil tratar este tema como un detalle de estilo.
Las decisiones grandes se preparan en las reuniones y se confirman fuera de ellas. En el café previo el cliente te cuenta la presión real que tiene, la que no va a decir con su equipo delante. En el pasillo te enteras de que hay otra licitación en marcha. En la cena del evento, el que se sienta a conversar con el director de la empresa que te interesa consigue una reunión que tú vas a pedir por correo durante cuatro meses.
Si esto se repite en tu año, el costo no es incomodidad. Es información que no tienes, relaciones que no se abrieron y contratos que se fueron con alguien que sabía menos que tú y conversó mejor que tú.
Los diez minutos antes de que empiece la reunión
Empieza por acá, porque es el escenario más fácil y el que más se repite en tu semana.
Ese rato tiene una ventaja enorme: puedes prepararlo. Tienes el nombre de las personas, sabes de qué empresa vienen y tienes internet. Diez minutos de revisión previa te dan tres cosas para decir, y tres es todo lo que necesitas.
Busca algo reciente de la empresa, algo reciente de la persona y un punto de conexión entre lo que ellos hacen y lo que tú haces. Con eso ya tienes cómo abrir:
"Vi que abrieron la operación en Colombia hace poco. ¿Cómo les está yendo con eso?"
"Me llamó la atención lo que publicaron sobre el cambio de sistema. ¿Ya están funcionando con el nuevo o todavía en transición?"
Las dos hacen lo mismo: demuestran que dedicaste tiempo a entender su mundo, y le entregan a la otra persona un tema que domina. La gente conversa con gusto cuando le preguntan por algo que maneja.
Y si no alcanzaste a revisar nada, la pregunta que casi nunca falla en contexto profesional es por el trabajo, con especificidad: "¿Cómo viene el año para ustedes?" o "¿Qué es lo que más los tiene ocupados ahora?"
Cómo entrar a un grupo que ya está conversando
Este es el momento que más se evita en un evento, y por eso mucha gente termina la noche hablando solo con los dos colegas que ya conocía.
Hay un procedimiento simple, y es más de cuerpo que de palabras. Acércate al grupo y ubícate en el borde, a una distancia normal de conversación. Escucha treinta o cuarenta segundos sin intervenir. Casi siempre alguien abre el círculo o te mira, porque los grupos registran a quien se acerca.
Cuando eso ocurra, entra por el tema que ya está sobre la mesa, no por ti: "Perdón que me meta, los escuché hablando del cambio de regulación. ¿Ustedes en qué rubro están?"
Dos detalles que hacen la diferencia. Entrar con una pregunta funciona mejor que entrar con una opinión, porque la pregunta le pasa el turno al grupo en vez de exigirle que te evalúe. Y elige grupos de tres o más: interrumpir a dos personas conversando es mucho más incómodo, para ellos y para ti.
Qué preguntarle a un cliente en un almuerzo sin que parezca interrogatorio
Un almuerzo de una hora con preguntas seguidas se siente como una entrevista de trabajo y deja a todos agotados.
Lo que convierte el interrogatorio en conversación es dar algo tuyo entre pregunta y pregunta. Una observación, una experiencia parecida, una opinión corta. Eso equilibra el intercambio y le da a la otra persona material para seguir.
Compara. Versión interrogatorio:
"¿Cuántas personas tienen en el equipo?" Respuesta. "¿Y hace cuánto están en el mercado?" Respuesta. "¿Y cómo manejan la operación en provincia?"
Versión conversación:
"¿Cuántos son en el equipo?" Responde cuarenta. "Justo el tamaño donde todo empieza a necesitar proceso. Nosotros pasamos de quince a cuarenta en dos años y lo que más nos costó fue mantener el criterio parejo entre todos. ¿A ustedes qué les está costando más?"
La segunda versión pide lo mismo y no lo parece, porque entregaste algo antes de volver a pedir.
Y guarda el trabajo para después del plato principal. Los primeros veinte minutos son para lo personal: de dónde viene, cómo llegó a ese cargo, qué hace los fines de semana. Un dato: las preguntas sobre la trayectoria profesional funcionan casi siempre, porque la gente disfruta contando cómo llegó donde está.
Cómo salir de una conversación sin quedar mal
Casi nadie enseña esto y es la razón por la que mucha gente evita entrar a conversar: el miedo a quedarse atrapada.
Salir bien tiene tres partes y toma quince segundos. Cierras con algo concreto de lo que hablaron, agradeces y anuncias el movimiento.
"Me quedé pensando en lo que me contaste del sistema nuevo, te voy a escribir para seguir hablando de eso. Voy a saludar a un par de personas antes de que termine, un gusto conocerte."
Si quieres continuidad, ese es el momento de pedirla: "¿Tienes tarjeta? Te escribo esta semana." Y escribe esa semana, que es donde se cae el noventa por ciento de estos contactos.
Un caso que ilustra bien lo que está en juego. Una directora de finanzas va todos los años al congreso de su industria, conversa con quince personas y nunca escribe después. Un colega suyo conversa con cinco y escribe a los tres días. A los dos años, el colega tiene una red de contactos y ella tiene quince tarjetas en un cajón. La diferencia no estuvo en la noche del evento.
El fondo del asunto
Lo que hay detrás de todo esto suele ser una timidez muy puntual, que no aparece cuando presentas ni cuando negocias, sino apenas se acaba el guion. Es incómoda justo porque convive con una competencia profesional alta, y eso la vuelve difícil de admitir en voz alta.
La parte buena es que estos momentos tienen estructura, aunque no lo parezca, y una estructura se aprende. Cuando la tienes, los quince minutos informales dejan de ser la parte que aguantas y pasan a ser donde tu carisma trabaja a favor tuyo, con la confianza de saber exactamente qué hacer en cada uno de ellos.
Si te reconociste en esto y quieres trabajarlo, grabé un video donde te explico los siguientes pasos concretos para hacerlo, y cómo sería trabajarlo conmigo si te interesa.
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